Een tweetalige bedrijfswebsite in België: 7 details om vóór de vertaling af te stemmen

Je bedrijfswebsite tweetalig maken in België lijkt te beginnen bij het vertalen van de teksten. Maar wat moet je samen vastleggen voordat dat werk start? Met zeven praktische afspraken bepaal je het vertrekpunt: niet meteen zin voor zin aan de slag, maar eerst helder krijgen welke website je samen voor ogen hebt.

1. Het talenpaar en de doelgroep per taal

Leg eerst vast welke twee talen je website krijgt en voor wie elke taalversie bedoeld is. Vertrek daarbij niet alleen vanuit de taal die je zelf dagelijks gebruikt. Beschrijf ook wie je wilt bereiken: bestaande klanten, nieuwe zakelijke contacten of bezoekers die je aanbod nog niet kennen. Zo maak je van het talenpaar een bewuste redactionele keuze, in plaats van een vanzelfsprekend uitgangspunt.

Voor een Belgische website verdient de regionale context een eigen bespreking. Richt je je bijvoorbeeld op Nederlandstalige bezoekers in Vlaanderen en Franstalige bezoekers in Brussel, noteer dat dan expliciet. Dat is iets anders dan twee algemene taalnamen boven een opdracht zetten. Benoem ook of beide groepen hetzelfde aanbod krijgen en dezelfde voorkennis hebben. Je hoeft daarbij geen verplicht talenpaar te veronderstellen.

Een verwijzing naar JK Translate kan een vertrekpunt zijn wanneer je je oriënteert op websitevertaling; je eigen doelgroepomschrijving blijft de basis van de opdracht. Maak daarvoor per taal een kort lezersprofiel met regio, klanttype en belangrijkste informatiebehoefte. Een hypothetische zakelijke bezoeker die offertes vergelijkt, leest immers met een andere vraag dan een bestaande klant die ondersteuning zoekt. Leg vast welke lezer jouw tekst vooral moet bedienen.

2. De pagina’s en tekstonderdelen die meegaan

Wil je uw website laten vertalen? Begin dan met een inventaris van alles wat een bezoeker kan lezen, niet alleen met de pagina’s in het hoofdmenu. Zet ook landingspagina’s, veelgestelde vragen en losse campagnepagina’s op je lijst. Noteer per onderdeel of het meegaat, vervalt of buiten deze opdracht blijft. Daarmee beschrijf je de omvang van het werk zonder al technische keuzes te maken voor de tweetalige website.

Bekijk vervolgens de korte teksten rondom handelingen. Denk aan veldnamen in formulieren, aanwijzingen bij invoer, knopteksten, foutmeldingen en bevestigingen na verzending. Die staan niet altijd in hetzelfde document als de gewone paginatekst. Loop daarom een denkbeeldige aanvraag van begin tot eind door en schrijf op welke tekst je onderweg tegenkomt. Neem ook eventuele automatische bevestigingsmails expliciet op in je afbakening, als die bij de opdracht horen.

Controleer ten slotte welke downloads en bijlagen bij de gekozen pagina’s horen. Een vertaalde productpagina kan bijvoorbeeld verwijzen naar een brochure die je voorlopig niet laat meenemen. Leg zo’n uitzondering vast, zodat duidelijk is wat bezoekers in elke taal zullen aantreffen. Geef ieder opgenomen onderdeel een herkenbare naam en vindplaats. Zo wordt je inventaris een concrete werklijst, in plaats van alleen een globale paginatelling.

3. De definitieve bronversie en wijzigingsafspraken

Zodra je werklijst vastligt, wijs je voor elk onderdeel één bronversie aan. Dat kan een export uit je beheersysteem zijn of een gedeeld document met een duidelijke versienaam. Spreek af waar die versie staat en vanaf welk moment ze als vertaalbasis geldt. Een losse tekstcorrectie op je website hoort dan niet stilzwijgend bij de opdracht: je moet kunnen terugvinden welke tekst de vertaler daadwerkelijk heeft ontvangen, ook als je team ondertussen verderwerkt.

Leg daarnaast vast hoe je wijzigingen doorgeeft. Laat bijvoorbeeld één persoon aanvullingen bundelen, met de paginanaam, de oude passage en de vervangende tekst. Maak onderscheid tussen een correctie die meteen mee moet en een aanvulling voor een volgende ronde. Spreek ook af hoe je ontvangst en verwerking bijhoudt. Daarmee voorkom je dat opmerkingen uit e-mails, documenten en je beheersysteem naast elkaar blijven bestaan zonder duidelijkheid over welke wijziging nog openstaat.

4. De aanspreekvorm, merktoon en vaktermen

Een vaste bronversie zegt nog niet hoe je in elke taal wilt klinken. Leg daarom per taal de aanspreekvorm en de gewenste afstand tot je lezer vast. Je hoeft die keuzes niet woord voor woord gelijk te trekken. Je kunt bijvoorbeeld in beide talen toegankelijk schrijven, terwijl je per taal een andere mate van formaliteit kiest. Noteer die keuze expliciet, zodat ze geen toevallige voorkeur van de schrijver blijft.

Maak je merktoon vervolgens concreet met korte voorbeeldzinnen. Als je helder en direct wilt schrijven, kun je bijvoorbeeld ‘Je vindt de voorwaarden in de bijlage’ verkiezen boven ‘Gelieve kennis te nemen van de bijgevoegde voorwaarden’. Voeg ook toe wat je niet wilt: overdreven enthousiasme, ambtelijke formuleringen of losse spreektaal. Zulke contrasten geven meer houvast dan alleen woorden als professioneel, warm of dynamisch in je briefing.

Verzamel daarnaast je terugkerende vaktermen, productnamen en afdelingsnamen in een beknopte termenlijst. Vermeld per taal de gekozen term, de betekenis en eventuele namen die je onvertaald laat. Maak onderscheid tussen een bewust taalverschil en een onbedoelde afwisseling: twee woorden voor hetzelfde aanbod zijn niet automatisch wenselijk. Geef twijfelgevallen een vaste beslisser, zodat je niet op iedere pagina opnieuw dezelfde terminologische discussie voert.

5. De zoekintentie en SEO-teksten per taal

Naast je vaste terminologie vraagt zoekgedrag om een afzonderlijke afspraak. Een zoekwoord dat in je brontaal goed presteert, kan in de doeltaal anders presteren. Begin daarom per taal bij de vraag achter een zoekopdracht: zoekt je bezoeker uitleg, een specifieke dienst of een manier om aanbieders te vergelijken? Kies daarna welke doelzoekwoorden bij de pagina passen, in plaats van alleen je bestaande woordenlijst te laten vertalen.

Spreek af wie die doelzoekwoorden onderzoekt en hoe je ze aan de pagina’s koppelt. Houd daarbij ruimte voor verschillende formuleringen per taal, zolang de pagina hetzelfde aanbod correct weergeeft. Stel dat je een onderhoudsdienst beschrijft: een bezoeker kan zoeken op de dienstnaam, maar ook op het probleem waarvoor die dienst bedoeld is. Laat zo’n mogelijke invalshoek toetsen voordat je er koppen en introductieteksten op baseert.

Neem vervolgens de koppen, metatitels en metabeschrijvingen expliciet op in je vertaalafspraken. Bepaal wie deze teksten opstelt en waar je de afgesproken versies vastlegt, zodat ze niet als losse toevoegingen achterblijven. Een vertaalde paginatitel hoeft niet dezelfde formulering te hebben als de brontitel, maar moet wel passen bij de inhoud. Leg per pagina en taal de gekozen zoekintentie en bijbehorende SEO-teksten naast elkaar vast; verwacht daarvan geen gegarandeerde positie of extra omzet.

6. De taalwissel en ruimte in het ontwerp

Spreek af waar je bezoeker terechtkomt na een taalwissel: op de overeenkomstige pagina of op de startpagina van de andere taal. Kies dit bewust, zodat je de gewenste route ook kunt laten bouwen en testen. Bepaal daarnaast wat er gebeurt wanneer een pagina geen tegenhanger heeft. Zo leg je vooraf vast hoe je navigatie met zulke verschillen moet omgaan.

Bekijk vervolgens hoeveel ruimte het ontwerp biedt voor vertaalde menu’s en knoppen. Een formulering die in de brontaal past, kan in de andere taal anders uitvallen. Spreek af of je bij ruimtegebrek de vormgeving aanpast of een kortere, inhoudelijk passende formulering laat maken. Laat die keuze niet ongemerkt ontstaan doordat iemand tijdens het plaatsen zelf een knoptekst inkort om hem passend te krijgen.

Plan hiervoor een controle in het ontwerp, zowel op een breed als op een smal scherm. Je kunt bijvoorbeeld bekijken of een menu-item afbreekt en of de taalwissel op beide weergaven vindbaar blijft. Dit gaat om presentatie en navigatie, niet om een nieuwe inventaris van teksten. Leg vast wie zulke weergaveproblemen verzamelt en wie beslist over een aanpassing aan tekst of ontwerp.

7. De revisie, eindcontrole en vrijgave

Wijs vooraf aan wie de vertaling taalkundig reviseert en wie de inhoud namens je bedrijf controleert. Dat zijn verschillende taken: bij revisie kijk je naar formulering en consistentie, terwijl je bij de inhoudelijke controle nagaat of de tekst je aanbod correct weergeeft. Maak duidelijk wie opmerkingen bundelt, zodat je vertaler niet met afzonderlijke, mogelijk tegenstrijdige correctierondes van verschillende collega’s hoeft te werken.

Reserveer daarnaast een eindcontrole van de daadwerkelijk geplaatste pagina’s. Je beoordeelt dan niet alleen de vertaalde zinnen, maar ook hun samenhang met beelden, links en omliggende tekst. Een los goedgekeurde knoptekst kan bijvoorbeeld naast een formulier toch onduidelijk blijken. Spreek af wie zulke punten beoordeelt en hoe je terugmeldt welke correcties zijn verwerkt, zonder daarmee alle eerdere redactionele keuzes opnieuw open te stellen.

Bepaal tot slot wie de geplaatste taalversies mag vrijgeven en op basis waarvan die beslissing valt. Dit is iets anders dan het eerder afgesproken beheer van de brontekst: hier gaat het om de beoordeling van wat je bezoeker te zien krijgt. Laat openstaande opmerkingen zichtbaar staan tot ze zijn afgehandeld of bewust geaccepteerd, en leg vast wie die laatste afweging namens je bedrijf maakt.

Je eerstvolgende stap is de zeven afspraken samenbrengen in één gedeelde vertaalbriefing. Noteer daarin de gemaakte keuzes en de verantwoordelijken, en markeer wat nog niet beslist is. Zo heeft iedereen hetzelfde vertrekpunt voordat de vertaling begint, zonder dat je de afspraken verspreid over losse berichten en documenten hoeft terug te zoeken.